在我心里，寫文檔不只是創(chuàng)作一個(gè)作品，更多的是時(shí)候，是將我心里的想法，組織成文字，寫下來，讓我可以看得見，也讓別人看得見。協(xié)作中，讓對(duì)方看見文檔，便有了更多的「共同語言」去討論同一件事情。而這，在解決復(fù)雜問題的時(shí)候尤其有用。
這篇文章來自我在公司內(nèi)部的一次分享，關(guān)于我自己是如何用「寫文檔」這個(gè)方法，去提高解決問題的效率。
作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，我們天生的嗅覺就是發(fā)現(xiàn)各種問題，并且解決它。你可能聽說過產(chǎn)品經(jīng)理要寫各種需求文檔，可以說需求文檔本身就是用「寫文檔」提高效率的手段。但解決一個(gè)問題的過程往往從收集問題就開始了，我聚焦說明在一個(gè)問題從產(chǎn)生到最終落地解決方案的過程之間，我們還能做好哪些工作。而這些工作，我觀察到，很多產(chǎn)品經(jīng)理之前都是忽略的。文章聚焦于方法的共享，因此很多思路不僅僅是關(guān)于如何寫，其實(shí)更多地是關(guān)于如何用更加有效率的方法去做事情。在一個(gè)問題從誕生到解決的過程中，我們此刻已經(jīng)在用一些方式去完成每一個(gè)環(huán)節(jié)了，但每一個(gè)環(huán)節(jié)，其實(shí)都有潛在的效率損失。
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| 1、逐個(gè)溝通
2、約大家時(shí)間開個(gè)會(huì)統(tǒng)一了解情況 | 1、等對(duì)方有空的時(shí)間
2、會(huì)議低效率 |
| 1、開會(huì)明確共識(shí)
2、階段性匯報(bào) | 1、匯報(bào)的低效率
2、會(huì)議沒有明確todo |
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我相信這里有幾個(gè)大家常見的痛點(diǎn)：
1、收集到的問題不一定是真問題。這里的「真」包括兩個(gè)意思：要么，這不是提問者想要解決的問題，被曲解了；要么，這個(gè)問題沒什么意義。
2、想要找一個(gè)人明確問題，但他們可能總是不在位置上
3、開會(huì)、開會(huì)、開完會(huì)也沒有解決問題，會(huì)議效率太低了。
4、跟老板做階段性匯報(bào)，卻發(fā)現(xiàn)效果并不好，每次都不如預(yù)期。
5、解決方案總是變，工期一拖再拖。
三
所以，怎么辦?；蛘哒f，在每一個(gè)解決問題的要命的點(diǎn)，我們還能怎么提高效率呢。
來，我們看看那幾個(gè)痛點(diǎn)。
問題不是真問題怎么辦？
那就在收集的時(shí)候，回到本質(zhì)去梳理這個(gè)問題。
找一個(gè)人，TA總是沒有在？
那就用異步溝通，準(zhǔn)備好一切，讓TA在方便的時(shí)候處理。不要讓等待成為影響你解決這件事的效率瓶頸。
會(huì)議效率太低了？
那就先做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。
我在飛書組織進(jìn)化論的聽友群，看到過一篇文章，關(guān)于如何組織一場高效的會(huì)議，我的理解是，你在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作越完善，會(huì)議效率就會(huì)越高。（點(diǎn)擊最下方的閱讀原文可以看到這篇文章）
解決方案總是一變?cè)僮儯?br>
首先把為什么要變，當(dāng)作一個(gè)問題處理，走一遍這個(gè)流程，然后真的要變了，就做好記錄和同步吧。
千萬不要一部分人以為變了，另一部分人以為沒有變，這種扯皮對(duì)于組織的效率是極大的內(nèi)耗。
匯報(bào)質(zhì)量不高？
那就更要往下看，如何做好一場工作的階段性同步了。
總的來說，提高效率的方法如下：
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| | | 通過結(jié)構(gòu)化的表格，在問題的整理階段就完成部分理解工作 |
| 1、逐個(gè)溝通
2、約大家時(shí)間開個(gè)會(huì)統(tǒng)一了解情況 | 1、等對(duì)方有空的時(shí)間
2、會(huì)議低效率 | |
| 1、開會(huì)明確共識(shí)
2、階段性匯報(bào) | 1、匯報(bào)的低效率
2、會(huì)議沒有明確todo | 1、會(huì)議效率
2、高質(zhì)量匯報(bào) |
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而我呢，一般會(huì)用「寫文檔」的方式，去將每一步的提高方法落地。
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| 通過結(jié)構(gòu)化的表格，在問題的整理階段就完成部分理解工作 | |
| | 2、說明文檔
3、會(huì)議準(zhǔn)備文檔 |
| 1、會(huì)議效率
2、高質(zhì)量匯報(bào) | |
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四
先講講，問題匯總文檔怎么寫。
我會(huì)總結(jié)為如下幾個(gè)步驟：
第二，這個(gè)問題的最小結(jié)構(gòu)是怎么樣的。所謂最小結(jié)構(gòu)，就是講清楚了這幾個(gè)點(diǎn)，這個(gè)問題是不是一個(gè)真問題，就基本能判斷出來了。第三，將最小結(jié)構(gòu)變成收集問題的表格。為什么一定要用表格，這是為了讓提出問題的人，也能按照表格規(guī)定的結(jié)構(gòu)去將問題描述清楚。如果不做任何限制，相信我，大家對(duì)于問題的描述要么很簡短，要么廢話一堆，總之，后續(xù)的理解成本非常高。
對(duì)于絕大多數(shù)問題來說，基本都是這三個(gè)要素：
最后你會(huì)發(fā)現(xiàn)，收集的每個(gè)問題，不一定都是有最小結(jié)構(gòu)的，比如why和how，在收集的時(shí)候沒有答案，那表格里空缺的，就是待討論的問題。但價(jià)值在于，我們知道了對(duì)于這個(gè)問題來說，還需要討論的地方是什么，很精準(zhǔn)。
那問題匯總的文檔該怎么寫？我以自己的實(shí)踐來做個(gè)說明。
但為了篇幅考慮，后續(xù)的其他文檔我都只說方法，實(shí)操經(jīng)驗(yàn)如果你有興趣，可以添加我的微信跟我交流。
1、說明
我強(qiáng)烈建議為解決問題而產(chǎn)生的文檔最好有說明，讓看這個(gè)文檔的人，在最短時(shí)間內(nèi)知道這個(gè)文檔的作用是什么。
2、找誰收集
退款3.0版本的需求，一方面來自產(chǎn)研在2.0版本中遺留下來的問題，尤其是測試過程中發(fā)現(xiàn)的缺陷，我們放在3.0版本解決。一方面來自客服在實(shí)踐中提出的新需求。
3、已收集問題
注意，如果某個(gè)模塊你需要用很大的一段篇幅去寫，那我建議單獨(dú)成一篇文檔，再去引用就好。上圖中，第一個(gè)問題其實(shí)我已經(jīng)調(diào)研好了解決方案，所以我就用一篇文檔單獨(dú)描述并引用了。
4、不確定信息
第2個(gè)需求，是什么和為什么，目前產(chǎn)研側(cè)不太理解，需要組會(huì)討論，在需求消化階段解決。
問題說明是認(rèn)領(lǐng)這件事的負(fù)責(zé)人，對(duì)收集來的問題做的二次加工，目的是為下一步的開會(huì)討論做準(zhǔn)備。如果想要對(duì)已收集問題中信息缺失的部分做補(bǔ)充。有兩種方式：1、艾特負(fù)責(zé)人，開編輯權(quán)限，讓TA補(bǔ)充。2、專門開一次會(huì)做討論，也可以跟之后的推動(dòng)問題的會(huì)議一起討論。問題說明文檔的判定標(biāo)準(zhǔn)，是針對(duì)每個(gè)問題，最后都有一個(gè)完整的，且能夠直接拿來討論的結(jié)構(gòu)，而不需要對(duì)問題本身再做重定義。
七
如何用「寫文檔」去準(zhǔn)備一場會(huì)議？
低效會(huì)議的特征相信大家都深有體會(huì)——不知道會(huì)議目標(biāo)是什么，不知道我去了該干嘛，不知道自己應(yīng)該說些什么，不知道開完之后要做些什么。那如果你是會(huì)議的組織者，你該如何用「寫文檔」的方式，給會(huì)議提效呢？
目標(biāo)是這個(gè)項(xiàng)目的大目標(biāo)，期望輸出是這次會(huì)議應(yīng)該有的作用。比如我們的目標(biāo)，可能是實(shí)現(xiàn)大促100萬收入，但這次會(huì)議的期望輸出，是整理出3個(gè)能落地的方案供下一次討論。坡道的作用，就是讓參加會(huì)議的人，盡快入戲。如果討論的是新問題，那就要說明一些背景知識(shí)，確保大家都知道；如果要討論的是老問題，最好寫一下現(xiàn)階段的情況，以及之前討論的核心結(jié)論。什么是新問題，什么是老問題，是會(huì)議組織者要去評(píng)估的。怎么評(píng)估？看參加的人，你得去想對(duì)這些人來說，即將要討論的是新問題還是老問題。
所以，了解每個(gè)人對(duì)于這件事的了解程度，是非常重要的。切忌完全以自我為中心去組織一場會(huì)議，不要把參與者當(dāng)成純粹的工具人。
發(fā)散類型的問題，最好設(shè)計(jì)一個(gè)框架表格，做結(jié)構(gòu)化的限制。參考問題收集文檔。問題一：驗(yàn)證手機(jī)號(hào)和用戶之間的關(guān)系，即合身問題。
想清楚誰要來參加，不要一下子邀請(qǐng)整個(gè)部門或者整個(gè)群。
明白誰需要提前看文檔，不管別人看不看，你都要先準(zhǔn)備好。盡量不要依賴別人，去養(yǎng)成你自己的好習(xí)慣。最后的最后，千萬不要忘記了，提前溝通好，誰來做會(huì)議紀(jì)要。
關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的寫法，其實(shí)飛書文檔里已經(jīng)給了非常清楚的結(jié)構(gòu)，所以我在這里只是做一下簡單的說明。
但有一點(diǎn)是很重要的，一定要先確認(rèn)好，誰來記。哪怕不是按照模版來，哪怕你之后自己去整理，也總比沒人記下任何內(nèi)容要好。
一定要實(shí)際參加的，而不是call到的人，沒有來就是沒有來。參會(huì)代表了你對(duì)會(huì)議中發(fā)生了什么是了解的，如果沒有異議，那對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的共識(shí)就是認(rèn)可的。如果有異議怎么辦，沒關(guān)系，我們后面會(huì)講到。更重要的，準(zhǔn)確記錄下參會(huì)人，對(duì)于他們來說是一種尊重和督促。那些沒有來的人，有什么資格共享會(huì)議的成果呢。
我一般會(huì)在議程部分加上會(huì)議準(zhǔn)備文檔，說明為這個(gè)會(huì)議提前準(zhǔn)備的內(nèi)容是什么。當(dāng)然除這個(gè)之外，常規(guī)的議程該怎么寫就怎么寫。結(jié)論就是共識(shí)。包括兩種：確認(rèn)的和不確定的。注意，「我們?cè)谶@件事上有分歧」以及「什么事情不確定，下來要確認(rèn)下」這兩個(gè)結(jié)論本身也是共識(shí)，這是之后要去解決的。很多人都會(huì)有意識(shí)去寫todo，但很多人也會(huì)發(fā)現(xiàn)，todo寫了，后面到底怎么樣了，不知道。我對(duì)todo的建議是：1）最好是一周內(nèi)要去做的事情，太久了就不好追蹤了；2）有明確的責(zé)任人和時(shí)間，這就是一項(xiàng)任務(wù)，大家嚴(yán)肅一些，也是對(duì)會(huì)議本身和各自時(shí)間的尊重。關(guān)于會(huì)議紀(jì)要，我最大的體會(huì)是：如果你不記，往往就會(huì)出問題。在這方面，墨菲定律是很準(zhǔn)的（墨菲定律：你擔(dān)心的事情往往更容易發(fā)生）
九
會(huì)開完了，事情也有了進(jìn)展，那么如何把階段性匯報(bào)做得更好呢？
最關(guān)鍵的：知道匯報(bào)對(duì)象是誰，以及當(dāng)前在什么階段。根據(jù)匯報(bào)對(duì)象組織你的匯報(bào)內(nèi)容，我們公司CEO的這個(gè)建議應(yīng)該更清楚。在這里我對(duì)于如何組織why what how這三部分的內(nèi)容談?wù)勛约旱睦斫猓?/span>1）不理解why：那就通過數(shù)據(jù)、行業(yè)、用戶反饋、以及向上進(jìn)一步溝通解決。在文檔里把你可以想到的，可以查到的所有資料，組織起來，最后用一兩句在開頭寫出來，到底是什么問題在困擾你。2）不知道該做什么：重點(diǎn)是把你認(rèn)為可以解決問題的what，都列舉出來，有沒有想清楚都可以，但一定要寫在文檔里。（落地1個(gè)方案，需要先想10個(gè)方案）3）不知道該如何落地：實(shí)操，不斷地實(shí)操和總結(jié)。但這個(gè)問題對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理來說一般不是問題。那是不是，根據(jù)不同的對(duì)象，只需要準(zhǔn)備對(duì)應(yīng)的部分就可以了呢？并不是，你還是要把這三個(gè)問題都想一遍，都寫一遍，只是你可以挑重點(diǎn)說而已。
結(jié)尾
你可能會(huì)覺得，這么麻煩呀，我能寫好么？
我一直認(rèn)為這是個(gè)意識(shí)和習(xí)慣的問題：
你得首先認(rèn)可這件事的價(jià)值。如果你意識(shí)不到低效率的工作方式對(duì)你的損耗，可能你就看不見高效率工作帶來的甜頭。更多關(guān)于職場進(jìn)階的思考，歡迎掃碼了解大力哥的知識(shí)星球
