騰訊CDC-審批流設計指南

受眾：「初階產(chǎn)品經(jīng)理」、「產(chǎn)品體驗設計師」、「交互設計師」。

目標：幫助文章受眾系統(tǒng)化了解「什么是審批流」、「如何盤點審批流」、「如何設計審批頁面」，以此，在基于合規(guī)化的前提下，制定信息傳達準確、流程操作高效、節(jié)點可預知、歷史可回溯的審批系統(tǒng)。

文章概覽

全文共5大章節(jié)，閱讀全文大概需要10分鐘。

一、認識審批流

1、認識審批流

審批流，是一種工作流，常見于中后臺系統(tǒng)，其本質(zhì)是待審信息的流動方式及決策過程。即申請者（人或系統(tǒng)）提供待審信息，交由相關審批人進行傳遞及處理，期間，每個審批者會基于自己的崗位職責與權(quán)限分工對待審信息進行核對（檢查/確認…）、判斷（通過/駁回/轉(zhuǎn)交/掛起…）及協(xié)商（反饋意見…），直至抵達最高決策層進行取舍。

2、為什么要創(chuàng)建審批流

合規(guī)化：幫助管理者規(guī)范團隊的運轉(zhuǎn)流程、防范決策失誤；引導申請者遵循正確的流程規(guī)范，避免違規(guī)操作。

3、審批流的構(gòu)成要素

誰發(fā)起審批（申請者）：不僅僅指某個用戶，也可能是系統(tǒng)或是第三方服務商。

誰來審批（審批者）：可能是某個審批群組或是特定的審批人，受限于權(quán)限與分工。

按什么規(guī)則審批（審批規(guī)則）：不同權(quán)限與分工的審批者按一個或多個審批條件進行審批。

審批什么（待審信息）：申請者基于不同的申請事項，按要求提供的信息。

各角色可以干嘛（操作動作）：可以是審批操作（通過、駁回…），也可以是流程操作（轉(zhuǎn)交、撤回…）。

怎么告訴各角色（通知方式）：即通知申請者、審批者的渠道（短信、電話、郵件、平臺消息提醒…）。

4、好的審批流要滿足什么條件

信息傳達準確：能有效并準確傳達審批流的相關信息。?????

流程操作高效：能提升組織內(nèi)部的運轉(zhuǎn)效率。

節(jié)點可預知：能幫助各角色提前了解審批流程。

歷史可回溯：對已結(jié)束的審批單據(jù)能隨時回溯。

二、盤點審批流程

設計一個信息傳達準確、流程操作高效、節(jié)點可預知、歷史可回溯的審批流，需要對其構(gòu)成要素進行全面的盤點。盤點的目的是為了快速理解審批流的業(yè)務邏輯，結(jié)合用戶訴求挖掘產(chǎn)品機會點，明確產(chǎn)品優(yōu)化方向。盤點的步驟涵蓋以下 3 步：

1) 歸納角色類型：洞察審批流的用戶特性，提取有效的角色分類維度。

2) 理清任務流程：梳理角色場景任務，明確什么人在什么場景下能做什么事。

3) 挖掘產(chǎn)品機會點、功能點：窮舉每個角色的訴求、痛點，挖掘產(chǎn)品機會點，轉(zhuǎn)化產(chǎn)品機會點為功能點，明確產(chǎn)品優(yōu)化方向。

1、歸納角色類型

在一個閉環(huán)的審批流中，每個用戶基于自己的崗位職責和權(quán)限分工需要完成不同的任務，用戶的角色可抽象為兩大類：申請者和審批者。

1) 申請者：不僅僅指某個用戶，也可能是系統(tǒng)或是第三方服務商，因此需要我們明確申請者的來源及組成方式。

2) 審批者：可能是某個審批群組或是特定的審批人，受限于崗位職責和權(quán)限分工，因此需要我們明確審批者之間的關系，對審批者做進一步角色的分類。

• 按審批等級進行角色分類

• 按崗位職責進行角色分

本步驟產(chǎn)出物：角色列表。

2、理清任務流程

在完成角色類型的歸納后，為了知道什么人（Person）在什么場景下（Context）能做什么任務（Task），可以采用PCT法來理清審批流的角色場景任務。

在實際工作中，我們可以配合泳道圖完成角色場景任務的梳理。從角色使用產(chǎn)品完成某一個任務為目標，來梳理用戶角色（人）在特定環(huán)境（場景）下依賴產(chǎn)品的部分功能（工具）完成目標任務的整個任務周期（任務），包括線下和線上。

本步驟產(chǎn)出物：角色場景任務泳道圖。

3、挖掘產(chǎn)品機會點、功能點

最后，基于用戶訴求及痛點，繪制用戶旅程地圖，挖掘產(chǎn)品機會點；轉(zhuǎn)化產(chǎn)品機會點為功能點，羅列產(chǎn)品功能列表，明確產(chǎn)品優(yōu)化方向，完成審批流流程的盤點。

1) 使用用戶旅程地圖，基于用戶訴求及痛點，挖掘產(chǎn)品機會點。

• 記錄每個階段的用戶體驗

• 窮舉每個角色在不同任務目標下的訴求及痛點

• 腦爆解決方案

• 挖掘產(chǎn)品機會點

本階段產(chǎn)出物：各角色用戶旅程地圖。

2) 轉(zhuǎn)化產(chǎn)品機會點為功能點，明確產(chǎn)品優(yōu)化方向，輸出產(chǎn)品功能列表。

• 歸納產(chǎn)品機會點

• 轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品功能點

• 基于戰(zhàn)略方向及技術實現(xiàn)難度，明確產(chǎn)品優(yōu)化方向

本階段產(chǎn)出物：產(chǎn)品功能列表。

三、如何「設計」審批流頁面

在盤點完流程后，接下來則進入到審批流頁面的具體設計中。設計的目標是為了提升審批流的用戶體驗，讓流程更好用。設計的步驟涵蓋以下 3 步：

1) 搭建信息架構(gòu)：基于審批流中每個角色的關注點搭建信息架構(gòu)，理清權(quán)限范疇。

2) 優(yōu)化審批流程：明確合適的流程顆粒度，精簡非必要步驟，優(yōu)化核心任務流程。

3) 組裝通用頁面：定義頁面可拼裝的元素，按每個角色對不同事項的關注度，組裝通用頁面。

1、搭建信息架構(gòu)

基于審批流中每個角色的「關注點」搭建信息架構(gòu)；采用基于角色的權(quán)限模型（RBAC0），理清每個角色的權(quán)限范疇。幫助用戶快速「找到」自己要進行的審批任務。

1) 基于每個角色的關注點，搭建信息架構(gòu)。

• 將審批流中每個角色的關注點進行排列組合（此環(huán)節(jié)可邀請用戶進行卡片分類，用于理解用戶習慣及心智模型）

• 決策組合方案，合并功能點（基于用戶訴求及產(chǎn)品訴求決策組合方案，按組合緯度合并功能點）

• 搭建信息架構(gòu)，明確導航層級

  Tips：一般情況，申請者更關注“我的申請”信息；審批者更關注“我的待審”信息

本階段產(chǎn)出物：信息架構(gòu)推導腦圖。

2) 控制每個角色操作及數(shù)據(jù)的維度，理清權(quán)限范疇，輸出角色權(quán)限列表。

• 羅列各信息架構(gòu)下操作及數(shù)據(jù)的維度

• 按角色進行權(quán)限控制

本階段產(chǎn)出物：角色權(quán)限列表。

2、優(yōu)化審批流程

隨后，結(jié)合前期梳理的「用戶目標」和「產(chǎn)品機會點」，明確合適的流程顆粒度，精簡非必要步驟，優(yōu)化核心任務流程。幫助用戶便捷「操作」自己要進行的審批任務。

1) 精簡非必要步驟，優(yōu)化核心任務流程

• 明確用戶目標和任務周期（已在前期 “如何「盤點」審批流流程”第二步完成）

• 結(jié)合產(chǎn)品機會點，明確合適的流程顆粒度，均衡作業(yè)順序（實踐發(fā)現(xiàn)一個操作動作盡可能對應一個獨立頁面，流程顆粒度為最佳）

• 精簡非必要步驟，重構(gòu)業(yè)務邏輯，優(yōu)化核心任務流程

2) 流程優(yōu)化方式一：通過重組信息層級優(yōu)化任務流程

tips：一般情況，在上一步搭建信息架構(gòu)的過程中，基于用戶的關注點，會指導我們對任務的前后路徑進行“預優(yōu)化”，而不僅僅是到了這一步才開始著手啟動。

3) 流程優(yōu)化方式二：通過重組業(yè)務邏輯優(yōu)化任務流程

本步驟產(chǎn)出物：已優(yōu)化的核心任務流程。

3、組裝通用頁面

最后，以優(yōu)化后的核心任務流程為指引，基于原子設計理念，定義頁面可拼裝的元素，按每個角色對不同事項的關注度排布通用頁面，幫助用戶準確「獲取」審批流的有效信息，完成審批流頁面的設計。

通過信息收集、功能區(qū)歸納，功能模塊規(guī)范，按每個角色對不同事項的關注層級，排布通用頁面，構(gòu)建科學規(guī)范的設計系統(tǒng)。

tips：在審批頁面設計中，除開確?；A審批信息的傳達外，還需要關注流程信息的有效傳遞，幫助各角色提前了解審批環(huán)節(jié)，清晰知道當前審批進度。

本步驟產(chǎn)出物：審批流通用頁面。

四、其他關注事項

1、連接消息通知

另外，在設計審批頁面的過程中，為了閉環(huán)線上、線下信息之間的有效傳達，還需要關注消息通知的傳遞方式。結(jié)合用戶已形成的消息獲取習慣，連接任務與任務之間的信息，幫助用戶及時「接收」審批流的消息通知。

1) 平臺內(nèi)消息通知：覆蓋更全面的消息類型，提供多種消息存儲方式。

2) 平臺外消息通知：結(jié)合用戶習慣，基于已有載體進行消息的擴散。

本步驟產(chǎn)出物：消息通知方式及頁面

備注：如何進行消息通知系統(tǒng)設計，可參考文章《消息通知系統(tǒng)設計》。? ?

五、總結(jié)

本文較為系統(tǒng)的從「認識審批流」、「盤點審批流程」以及「設計審批流頁面」這三個部分，初步闡述了在基于合規(guī)化的前提下，如何制定信息傳達準確、流程操作高效、節(jié)點可預知、歷史可回溯的審批系統(tǒng)及其相關的設計方法。結(jié)合具體的案例，希望能幫助到初階產(chǎn)品經(jīng)理、產(chǎn)品體驗設計師、交互設計師，在基于各自業(yè)務場景及用戶訴求下，完成審批流的重組及具體頁面設計。

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